Gleich im Eingangsbereich der Zentralen Verwaltung der Caritas Lünen-Selm-Werne in Lünen, Lange Straße 84, wird man von Tanja Sträter oder Claudia Gerling mit einem Lächeln an der Empfangstresen begrüßt. „Hier gehen täglich unzählige Anrufe ein“, erzählt Claudia Gerling. Die Anfragen, die sich auf alle von der Caritas angebotenen Bereiche beziehen, landen zunächst bei ihr oder ihrer Kollegin. „Da kann ich schnell zum richtigen Ansprechpartner weiterleiten“, so Claudia Gerling. Manchmal rufen auch Menschen an, für deren Anliegen die Caritas nicht zuständig ist. „In diesen Fällen verweise ich dann an die richtige Anlaufstelle wie etwa die Schuldnerberatung“, sagt sie. Außerdem sind die Damen vom Empfang für die Abrechnung des Hausnotrufs, für den Materialbestand der Verwaltung und den Posteingang des Verbandes zuständig. „Ja, und ‚Schrankenwärter‘ sind wir auch noch“, lacht Claudia Gerling und erklärt, dass sie die Schranke zum Mitarbeiterparkplatz bedienen, damit die Plätze nicht von Unbefugten belegt werden. „Kurz gesagt: Ihr seid einfach die gute Seelen des Hauses!“, meint eine andere Mitarbeiterin.
In dem Gebäude sind neben dem Vorstand auch die Abteilungen Rechnungswesen, Personal, Controlling sowie Kommunikation und Marketing untergebracht. Monika Dubiel durchläuft als Umschülerin zur Kauffrau für Büromanagement diverse Verwaltungsbereiche und arbeitet momentan im Rechnungswesen. „Ich mache gern Ablage“, berichtet sie. Rechnungswesen sei im theoretischen Teil der Ausbildung nicht unbedingt ihr Lieblingsfach gewesen. „Aber jetzt in der Praxis merke ich, wie komplex das Thema ist, und finde die Aufgaben richtig spannend.“ „Die Abteilung erledigt das Rechnungswesen für den kompletten Verband. Jeder einzelne Geldein- und -ausgang wird hier verbucht, von Baukosten über Barkasse bis Windelwechsel“, ergänzt Sabine Prattes, Teamleitung Personal.
Umfangreiche Aufgaben
Auch die Personalabteilung ist zentralisiert. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem das Vertragswesen, die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Stammdatenpflege. Digitalisierung, Personalentwicklung oder Optimierungen in der Ausbildung junger Fachkräfte zählen zu weiteren Aufgabenstellungen. Außerdem hat die Personalabteilung viele Berührungspunkte mit der Mitarbeitervertretung. Um den Arbeitsumfang ansatzweise zu beschreiben, gibt Sabine Prattes, Teamleiterin im Personalwesen, ein Beispiel: „Wir rechnen jeden Monat etwa 670 Personalfälle ab.“ Die Personalsachbearbeiterin Paulina Kurz freut sich, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden: „Dann kommt man ins Gespräch und ich habe ein konkretes Gesicht zu der Kollegin oder dem Kollegen.“
Immer auf dem Laufenden bei den Zahlen
In der Abteilung Controlling laufen die Daten aus den Abteilungen Personal und Rechnungswesen sowie aus allen Bereichen und Einrichtungen des Verbandes zusammen. Die Fachkräfte dort tauschen sich eng mit den Vorständen, Bereichs- und Einrichtungsleitungen aus und sind über die konkreten Umsatzzahlen stets auf dem Laufenden. Und sie haben die Funktion der Gegenkontrolle: „Sie sind sozusagen unser ‚Sicherheitspuffer‘, dass die Zahlen auch alle stimmen“, schmunzelt Sabine Prattes.
Was wir für andere anbieten, leben wir hier auch. Man achtet aufeinander und ist empathischer. Ich gehe zur Arbeit und habe das Gefühl, das sind meine Freunde.
Emine Cil, Vorstandsassistentin
„Wir haben übrigens sehr nette Controllerinnen.“ Das Arbeitsklima ist in der Verwaltung sehr gut. „Wenn man ein gutes Verhältnis untereinander hat, gibt man sich eben noch mehr Mühe und will den anderen die Arbeit erleichtern“, erzählt Mattea Lappen, die als Werkstudentin in der Personalabteilung angestellt ist.
Nette Kolleginnen und Kollegen
Die Auszubildende Aysenur Dönmez ist seit kurzem hier. „Vorher war ich im Seniorenzentrum an der Lippe, dort arbeitet man in lockerer Atmosphäre. Ich habe mich voll akzeptiert gefühlt, nicht wie ein Azubi. Als der Wechsel zur Verwaltung anstand, hatte ich ziemlich Angst“, erzählt die junge Frau. Immerhin hat der Vorstand in dem Gebäude seine Büros. „Die Befürchtungen waren aber vollkommen unbegründet“, berichtet Aysenur Dönmez erleichtert. „Auch hier sind alle nett und ich bin ein echter Teil des Teams!“
„Wir schauen auf den Menschen und suchen nach individuellen Lösungen“, sagt Vorstandsassistentin Emine Cil. „Ein Beispiel: Wenn eine alleinerziehende Mutter morgens ihr Kind erst zur Schule bringen muss, werden die Arbeitszeiten angepasst.“ Cil hat ihren sicheren Arbeitsplatz gekündigt, um bei der Caritas anzufangen. „Und ich muss sagen: Ich habe diesen Schritt noch nicht eine Sekunde bereut!“ Sie fügt an: „Was wir für andere anbieten, leben wir hier auch. Man achtet aufeinander und ist empathischer. Ich gehe zur Arbeit und habe das Gefühl, das sind meine Freunde.“
